Monk Automations לבדוק התאמה

לצוותים קטנים שמנהלים פרויקטים ולקוחות

צוות קטן. פרויקטים גדולים.
פחות עבודה שצריכה לעבור דרככם.

Monk מקימה ומפעילה תהליכים סביב הכלים שכבר יש לכם: פניות חדשות, עדכונים ללקוחות, מסירות ופולואפ. הקמה אחת, ואחריה הפעלה שוטפת. מה שדורש שיקול דעת נשאר אצל האנשים.

לבדוק איפה כדאי להתחיל שלוש שאלות, בלי הרשמה. גיל קורא וחוזר אישית.
ככה זה נראה בלילה אחד במשרד

הדגמה

לקוח כותב בשלוש בלילה.

קודם תראו מה קורה לפנייה הזאת היום, בלי אוטומציה. אחר כך אותה פנייה בדיוק, עם אוטומציה שלא הולכת לישון.

הדוגמה ממשרד שמנהל פרויקטים ללקוחות. אצלכם השמות אחרים, התהליך אותו תהליך.גוללים, והסיפור מתקדם

ראש שקטסיסטם שעובדתוצאות מנצחותתדמית חזקה

זה היה לילה אחד, פנייה אחת. יש הרבה כאלה בשנה.

נשאר אצל האדם האם זה פרויקט שמתאים למשרד? את זה מחליטים בשיחה ביום ד'. לא אוטומציה, ולא לפני.

מתחילים מתהליך אחד, במקום שבו העבודה חוזרת על עצמה. לא מאוטומציה של כל העסק.

לבדוק איפה כדאי להתחיל שלוש שאלות, בלי הרשמה. גיל קורא וחוזר אישית.

מאיפה מתחילים

מתחילים מתהליך אחד. לא מאוטומציה של כל העסק.

איפה אצלכם העבודה עוברת הכי הרבה דרך אנשים? שם בדרך כלל מתחילים. בחרו תהליך, ותראו אותו בשתי הגרסאות: איך זה הולך היום, ואיך זה הולך עם אוטומציה.

מתאים כש

סמנו מה נכון אצלכם:

שלוש לחיצות, ותדעו אם יש על מה לדבר.

עדיף לא כשכל פרויקט שונה לגמרי מקודמו. אין צוות, ויש אדם אחד שעושה הכול. מחפשים תוכנה לקנות ולא תהליך להקים. במקרה כזה זה נאמר בשיחה, ולא בונים כלום.

איך זה עובד

ככה זה עובד, בכל תהליך.

פנייה, שאלה, קובץ או הצעה, זה תמיד אותו מהלך: משהו נכנס, מה שיש לו כלל רץ לפי הכלל, ומה שדורש אדם מגיע אליו מוכן.

  1. 1משהו נכנס

    פנייה בוואטסאפ, שאלה של לקוח, קובץ שמישהו סיים, הצעה שיצאה. בכלים שכבר יש לכם, בלי להחליף אותם.

  2. 2מה שיש לו כלל, רץ לפי הכלל

    תשובה ראשונית עם מועדים מהיומן, מסירה עם רשימת שינויים, תזכורת בזמן שסוכם, עדכון שבועי. אותו דבר, גם בשלוש בלילה.

  3. 3מה שדורש אדם, מגיע אליו

    שורה אחת, עם ההקשר. לא עשרים ושתיים הודעות לחפש בהן. ומה שלא ברור מגיע לרשימת בדיקה, לא לתיק אקראי.

מה נשאר אצל האנשים. החלטות מקצועיות, אישור של נוסחים, חריגים, וכל שיחה שבה שיקול הדעת הוא העבודה. בכל מקום שבו רץ מנוע בינה מלאכותית, מה שהוא מפיק נבדק מול רף שהוגדר מראש ולא מוצג כוודאות.

ככה זה נראה על השולחן

הקמה אחת. ואחריה הפעלה שוטפת.

שתי עבודות שונות, והן מוצגות בנפרד. מה כלול ומה נחשב שינוי נוסף כתוב בהצעה לפני שמתחילים, והמחיר נקבע לפי מה שבאמת רץ בעסק, בשיחת האפיון ולא בשיחת מכירה.

הקמה

עבודה חד פעמית

  • שיחת אפיון: האנשים, הכלים, החריגים
  • הגדרת התהליך הראשון, התוצאה והתכולה, בכתב
  • חיבור לכלים שכבר יש לכם ובדיקות על עבודה אמיתית
  • הדרכה קצרה לצוות ומסלול לתקלות

הפעלה שוטפת

עבודה חודשית

  • ניטור: מי שתופס תקלה לפני שהצוות נתקע
  • טיפול מהיר כשמשהו נשבר או כששירות מתחתיו משתנה
  • כיוונונים לאורך הדרך, לפי מה שהצוות רואה בפועל
  • עדכון תקופתי: מה רץ, מה נתפס, מה כדאי לשנות

מה לא כלול. החלפת כלי שעובד אצלכם. החלטות במקומכם. שינוי מהותי או חיבור חדש, שמוגדרים כתכולה נוספת. ושימוש שמחויב ישירות מספק חיצוני, שהוא על חשבונכם ובנפרד מהתשלום על האוטומציה.

מה צריך מכם: שיחה אחת, אישור נוסחים, ותשובות בהתחלה.
גיל אלכסנדר ליד שולחן העבודה

נעים להכיר

גיל אלכסנדרמייסד Monk Automations

שש עשרה שנה עבדתי בפיתוח ובהובלת צוותים בהייטק. רוב מה שלמדתי שם לא היה על טכנולוגיה, אלא על מה קורה כשתהליך לא כתוב בשום מקום, וכולם מניחים שמישהו אחר אחראי עליו. בעסק גדול זה מייצר ישיבה. בעסק קטן זה מייצר לקוח שהלך.

בצוות קטן זה לא חוסר בידיים. הצוות יודע לבצע. מה שעדיין עובר דרך אדם אחד הוא התיאום: מי קיבל את הפנייה, מי מעדכן את הלקוח, מה נשלח במסירה ומה עוד מחכה. ב-Monk אני בונה את התהליכים שמחזיקים את זה במקום, סביב הכלים שכבר יש לכם, לצוותים שמכירים גם שבוע שבו כולם עמוסים, וגם שבוע שבו צריך למצוא את הפרויקט הבא.

מתחילים מדבר אחד שמכביד. מבינים איך הוא עובד היום אצלכם, בונים, ובודקים עם הצוות אם באמת נהיה פשוט יותר.

קודם מבינים את האדם, אחר כך את התהליך, ורק בסוף את הכלי.

שאלות שחוזרות

מה ששואלים לפני שמתחילים.

מה קורה אחרי שהאוטומציה עולה לאוויר?
ההקמה נגמרת. ההפעלה השוטפת לא. האוטומציה רצה כל יום, והשירותים שהיא נשענת עליהם מתעדכנים מתחתיה. צריך מי שתופס תקלה לפני שהצוות נתקע. זה מה שההפעלה השוטפת קונה: ניטור, טיפול מהיר כשמשהו נשבר, וכיוונונים לאורך הדרך.
כבר יש לנו מערכת לקוחות ותיקיות. צריך להחליף הכול?
לא. מתחילים מהכלים ומהתהליך שעובדים אצלכם ובודקים מה ניתן לחבר. החלפת כלי שעובד היא עלות בלי תמורה. לפעמים צריך לשנות איך המידע נשמר, וזה חלק מהאפיון.
מי מאשר מסמכים והודעות?
הצוות. מגדירים מראש מה קורה לפי כלל, מה מוכן כטיוטה, ומה מחייב אישור. בהחלטות מקצועיות ובחריגים האוטומציה מעבירה את ההקשר לאדם המתאים, ולא מחליטה במקומו.
הלקוחות ירגישו שהם מדברים עם רובוט?
אוטומציה שלא מחליפה את הקשר האנושי, רק דואגת שהוא לא ייפול בין הכיסאות. במקום שבו השיחה היא המוצר לא שמים אוטומציה. שמים אותה לפניה: מי שמגיע לשיחה מגיע כשהפרטים כבר מסודרים.
כמה עבודה זה ידרוש מאיתנו?
שיחת אפיון אחת, אישור הנוסחים, ותשובות לשאלות בהתחלה. ההקמה, החיבורים והבדיקות הן העבודה שלנו. מי שיש לו זמן פנוי בדרך כלל לא צריך את זה.
אפשר לעשות את זה לבד בכלי זול.
ברמת מחיר הכלי, נכון. ההבדל הוא בין כלי שנמצא אצלכם לבד, לבין אוטומציה שמישהו רואה כשהיא נשברת. חיבורים מתנתקים בשקט, וזה מתגלה בדרך כלל דרך לקוח שלא קיבל תשובה.
איך מתמחרים?
לפי הפתרון ולא לפי שעות, בשתי שורות: הקמה, עבודה חד פעמית, והפעלה שוטפת, עבודה חודשית. הסכום נקבע לפי מה שבאמת רץ בעסק, בשיחת האפיון ולא בשיחת מכירה.
מה האוטומציה לא עושה?
היא לא מנהלת את העסק ולא מקבלת החלטות במקומכם. היא לא מחליפה שיחה שדורשת שיקול דעת. ובכל מקום שבו רץ מנוע בינה מלאכותית, הפלט נבדק מול הרף שהוגדר מראש ולא מוצג כוודאות.

הצעד הראשון

איפה אצלכם העבודה עדיין עוברת דרך אנשים?

שלוש שאלות, בלי הרשמה. גיל קורא וחוזר אישית, ובודקים יחד אם יש מקום לתהליך שיעשה סדר.

1התהליך

איזה סוג עבודה אתם מנהלים?

איפה יש הכי הרבה עבודה ידנית?

איפה המידע נמצא היום? רשות, אפשר לבחור כמה

מעדיפים לכתוב? בוואטסאפ